Privacy policy

1. DATA CONTROLLER

In accordance with Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation – GDPR) and Spanish Organic Law 3/2018 on the Protection of Personal Data and Guarantee of Digital Rights (LOPDGDD), users are informed that personal data provided through this website, in person, or via booking platforms will be processed by:

Transcend Health Optimisation
Registered Address: C/ Marques de la Senia 37, local 1, semisotano - Palma de Mallorca, Spain
Contact Email: info@transcendhealth.eu
www.transcendhealth.eu

2. SCOPE OF APPLICATION

This Privacy Policy applies to:

  • Website visitors.

  • Clients booking services online or in person.

  • Members and subscription holders.

  • Participants attending workshops, events, or private group experiences.

  • Individuals communicating with Transcend Health Optimization via email, telephone, social media, or messaging platforms.

3. PERSONAL DATA WE COLLECT

Depending on the services used, we may collect the following categories of personal data:

a) Identification and Contact Data

  • Full name.

  • Date of birth.

  • Telephone number.

  • Email address.

  • Passport or identification number where required for contractual or invoicing purposes.

  • Postal address when required for billing.

b) Health and Physical Condition Data (Special Category Data)

Certain services offered by Transcend Health Optimization involve exposure to heat, cold, sensory isolation, or physical exertion.

These services include but are not limited to:

  • Fire & Ice experiences (infrared sauna, cold plunge, jacuzzi).

  • Float tank sessions.

  • Performance coaching or physical training.

  • Manual therapies or recovery treatments.

To ensure client safety and service suitability, we may request or record information relating to:

  • Previous injuries.

  • Medical conditions.

  • Contraindications.

  • Pregnancy status where relevant.

  • Cardiovascular or neurological considerations.

  • General physical readiness for participation.

Such information constitutes special category personal data under Article 9 GDPR and is processed exclusively:

  • with explicit consent,

  • to protect the vital interests of the participant,

  • and to ensure safe delivery of services.

c) Financial and Transaction Data

  • Payment information.

  • Booking history.

  • Membership subscriptions.

  • Loyalty or rewards program participation.

  • Invoicing records.

Payments are processed through secure third-party providers.

d) Digital and Technical Data

When using our website or digital services, we may collect:

  • IP address.

  • Device information.

  • Cookies and browsing behaviour.

  • Interaction with newsletters or marketing communications.

e) CCTV and Facility Safety

For security, safety, and incident prevention purposes, certain areas of our facilities may be monitored through video surveillance in accordance with applicable laws.

4. PURPOSES OF PROCESSING

Your personal data is processed for the following purposes:

  • Managing bookings, appointments, and memberships.

  • Delivering contracted wellness, recovery, coaching, or therapy services.

  • Assessing contraindications and ensuring participant safety.

  • Managing facility access and operational logistics.

  • Customer communication and support.

  • Processing payments and invoices.

  • Legal compliance and insurance requirements.

  • Managing incidents, complaints, or safety reports.

  • Marketing communications where consent has been granted.

  • Improving services and customer experience.

5. LEGAL BASIS FOR PROCESSING

Processing is based on:

  • Performance of a contract when services are booked or purchased.

  • Explicit consent for health-related data and marketing communications.

  • Compliance with legal obligations under Spanish tax and commercial law.

  • Legitimate interests including:

    • operational safety,

    • fraud prevention,

    • facility management,

    • quality control.

Where required, refusal to provide certain information may prevent safe participation in certain services.

6. DATA SHARING AND INTERNATIONAL TRANSFERS

Your data may be shared with trusted service providers necessary for business operations, including:

  • Booking and membership management platforms : Momence.

  • Payment processors.

  • Accounting and tax advisors.

  • IT and website hosting providers.

  • Marketing communication platforms.

Some providers may be located outside the European Economic Area.

In such cases, transfers are carried out under appropriate safeguards including Standard Contractual Clauses approved by the European Commission.

Personal data is never sold to third parties.

7. INTERNATIONAL CLIENTS AND TOURISTS

As Transcend Health Optimisation serves international visitors and temporary residents, personal data may be processed across borders solely for booking management, customer support, and safe service delivery.

All processing remains subject to GDPR protections regardless of the client’s country of residence.

8. DATA RETENTION

Personal data is retained:

  • During the active contractual relationship.

  • For legally required tax and accounting retention periods.

  • Until consent withdrawal for marketing communications.

  • Health-related data only for the period necessary to ensure safety and compliance.

9. USER RIGHTS

Users may exercise the following rights:

  • Access.

  • Rectification.

  • Erasure.

  • Restriction of processing.

  • Data portability.

  • Objection.

Requests may be sent to:

info@transcendhealth.eu

If you believe your rights have not been properly addressed, you may file a complaint with the:

Agencia Española de Protección de Datos (Spanish Data Protection Authority — AEPD)
www.aepd.es

10. DATA SECURITY

Transcend Health Optimisation applies appropriate technical and organisational measures designed to protect personal data against:

  • unauthorised access,

  • accidental loss,

  • alteration,

  • disclosure or misuse.

Access to client information is restricted to authorised personnel only.

11. MINORS

Services are not intended for individuals under 18 years of age without parental or legal guardian consent.

12. COOKIES

This website uses first-party and third-party cookies for:

  • website functionality,

  • analytics,

  • advertising and marketing campaigns.

Users may manage cookie preferences through the consent banner.

13. WEBSITE CONTACT AND NEWSLETTER COMMUNICATIONS

Transcend Health Optimisation may collect personal contact information through the website in the following ways:

a) Contact Forms

When visitors voluntarily complete a contact form on our website, we collect the information provided in order to respond to enquiries, provide requested information, or assist with booking appointments or services.

By submitting a contact form, users consent to being contacted by Transcend Health Optimization for the purpose of responding to their enquiry.

Information collected through contact forms, together with any subsequent correspondence, is treated as confidential and used solely for customer service and communication purposes.

b) Newsletter Subscription (Opt-In Communications)

Users may voluntarily subscribe to receive newsletters and occasional communications regarding:

  • wellness updates,

  • clinic news,

  • events,

  • promotions or services that may be of interest.

Newsletter communications are sent only where the user has provided explicit consent.

Users may unsubscribe at any time by:

  • selecting the unsubscribe link included in every newsletter communication, or

  • contacting us directly at info@transcendhealth.eu.

Once unsubscribed, marketing communications will cease within a reasonable period.

Contact information collected for newsletter purposes will never be sold or shared with third parties outside Transcend Health Optimisation, except where necessary for secure email distribution services operating under GDPR-compliant agreements.

Transcend Health Optimisation maintains records of consent where required to demonstrate compliance with applicable data protection regulations.

Politica de privacidad

1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

De conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 (Reglamento General de Protección de Datos — RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), se informa a los usuarios de que los datos personales facilitados a través de este sitio web, de forma presencial o mediante plataformas de reserva serán tratados por:

Transcend Health Optimisation
Domicilio Social: C/ Marques de la Senia 37, local 1, semisótano — Palma de Mallorca, España
Correo electrónico de contacto: info@transcendhealth.eu
www.transcendhealth.eu

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente Política de Privacidad se aplica a:

  • Visitantes del sitio web.

  • Clientes que reservan servicios online o de forma presencial.

  • Miembros y titulares de suscripciones.

  • Participantes en talleres, eventos o experiencias privadas de grupo.

  • Personas que se comuniquen con Transcend Health Optimisation mediante correo electrónico, teléfono, redes sociales o plataformas de mensajería.

3. DATOS PERSONALES QUE RECOPILAMOS

Dependiendo de los servicios utilizados, podremos recopilar las siguientes categorías de datos personales:

a) Datos de Identificación y Contacto

  • Nombre completo.

  • Fecha de nacimiento.

  • Número de teléfono.

  • Dirección de correo electrónico.

  • Número de pasaporte o documento identificativo cuando sea necesario para fines contractuales o de facturación.

  • Dirección postal cuando sea necesaria para la facturación.

b) Datos de Salud y Condición Física (Categoría Especial de Datos)

Determinados servicios ofrecidos por Transcend Health Optimisation implican exposición al calor, al frío, al aislamiento sensorial o al esfuerzo físico.

Estos servicios incluyen, entre otros:

  • Experiencias Fire & Ice (sauna infrarroja, baños de frío y jacuzzi).

  • Sesiones de tanque de flotación.

  • Coaching de rendimiento o entrenamiento físico.

  • Terapias manuales o tratamientos de recuperación.

Para garantizar la seguridad del cliente y la idoneidad del servicio, podremos solicitar o registrar información relativa a:

  • Lesiones previas.

  • Condiciones médicas.

  • Contraindicaciones.

  • Estado de embarazo cuando sea relevante.

  • Consideraciones cardiovasculares o neurológicas.

  • Preparación física general para la participación.

Dicha información constituye datos personales de categoría especial conforme al artículo 9 del RGPD y se trata exclusivamente:

  • con el consentimiento explícito del interesado,

  • para proteger los intereses vitales del participante, y

  • para garantizar la prestación segura de los servicios.

c) Datos Financieros y de Transacciones

  • Información de pago.

  • Historial de reservas.

  • Suscripciones de membresía.

  • Participación en programas de fidelización o recompensas.

  • Registros de facturación.

Los pagos se procesan a través de proveedores externos seguros.

d) Datos Digitales y Técnicos

Al utilizar nuestro sitio web o servicios digitales, podremos recopilar:

  • Dirección IP.

  • Información del dispositivo.

  • Cookies y comportamiento de navegación.

  • Interacción con newsletters o comunicaciones de marketing.

e) Videovigilancia y Seguridad de las Instalaciones

Por motivos de seguridad, protección e prevención de incidentes, determinadas áreas de nuestras instalaciones pueden estar sujetas a videovigilancia conforme a la normativa aplicable.

4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Sus datos personales se tratan para las siguientes finalidades:

  • Gestionar reservas, citas y membresías.

  • Prestar servicios contratados de bienestar, recuperación, coaching o terapia.

  • Evaluar contraindicaciones y garantizar la seguridad del participante.

  • Gestionar el acceso a las instalaciones y la logística operativa.

  • Comunicación y atención al cliente.

  • Procesamiento de pagos y facturación.

  • Cumplimiento de obligaciones legales y requisitos de seguros.

  • Gestión de incidentes, reclamaciones o informes de seguridad.

  • Comunicaciones comerciales cuando se haya otorgado consentimiento.

  • Mejora de servicios y experiencia del cliente.

5. BASE LEGAL DEL TRATAMIENTO

El tratamiento se basa en:

  • La ejecución de un contrato cuando los servicios son reservados o adquiridos.

  • El consentimiento explícito para datos relacionados con la salud y comunicaciones comerciales.

  • El cumplimiento de obligaciones legales conforme a la legislación fiscal y mercantil española.

  • Intereses legítimos, incluyendo:

    • seguridad operativa,

    • prevención del fraude,

    • gestión de instalaciones,

    • control de calidad.

Cuando sea necesario, la negativa a facilitar determinada información podrá impedir la participación segura en algunos servicios.

6. CESIÓN DE DATOS Y TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES

Sus datos podrán compartirse con proveedores de confianza necesarios para la operativa empresarial, incluyendo:

  • Plataformas de gestión de reservas y membresías: Momence.

  • Procesadores de pago.

  • Asesores contables y fiscales.

  • Proveedores informáticos y de alojamiento web.

  • Plataformas de comunicación y marketing.

Algunos proveedores pueden estar ubicados fuera del Espacio Económico Europeo.

En tales casos, las transferencias se realizan bajo garantías adecuadas, incluyendo Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea.

Los datos personales nunca se venden a terceros.

7. CLIENTES INTERNACIONALES Y TURISTAS

Dado que Transcend Health Optimisation presta servicios a visitantes internacionales y residentes temporales, los datos personales podrán tratarse a nivel internacional únicamente para la gestión de reservas, atención al cliente y prestación segura de los servicios.

Todo tratamiento permanece sujeto a las protecciones del RGPD independientemente del país de residencia del cliente.

8. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

Los datos personales se conservan:

  • Durante la relación contractual activa.

  • Durante los periodos legalmente exigidos en materia fiscal y contable.

  • Hasta la retirada del consentimiento para comunicaciones comerciales.

  • Los datos relacionados con la salud únicamente durante el tiempo necesario para garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo.

9. DERECHOS DE LOS USUARIOS

Los usuarios podrán ejercer los siguientes derechos:

  • Acceso.

  • Rectificación.

  • Supresión.

  • Limitación del tratamiento.

  • Portabilidad de datos.

  • Oposición.

Las solicitudes podrán enviarse a:

info@transcendhealth.eu

Si considera que sus derechos no han sido adecuadamente atendidos, podrá presentar una reclamación ante la:

Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
www.aepd.es

10. SEGURIDAD DE LOS DATOS

Transcend Health Optimisation aplica medidas técnicas y organizativas apropiadas destinadas a proteger los datos personales frente a:

  • accesos no autorizados,

  • pérdidas accidentales,

  • alteraciones,

  • divulgación o uso indebido.

El acceso a la información de clientes está restringido exclusivamente a personal autorizado.

11. MENORES DE EDAD

Los servicios no están destinados a personas menores de 18 años sin el consentimiento de sus padres o representantes legales.

12. COOKIES

Este sitio web utiliza cookies propias y de terceros para:

  • el funcionamiento del sitio web,

  • análisis estadístico,

  • campañas publicitarias y de marketing.

Los usuarios pueden gestionar sus preferencias mediante el banner de consentimiento de cookies.

13. CONTACTO A TRAVÉS DEL SITIO WEB Y COMUNICACIONES DE NEWSLETTER

Transcend Health Optimisation podrá recopilar información personal de contacto a través del sitio web de las siguientes formas:

a) Formularios de Contacto

Cuando los visitantes completen voluntariamente un formulario de contacto en nuestro sitio web, recopilaremos la información facilitada con el fin de responder consultas, proporcionar información solicitada o asistir en la reserva de citas o servicios.

Al enviar un formulario de contacto, los usuarios consienten ser contactados por Transcend Health Optimization con el propósito de responder a su solicitud.

La información recopilada a través de formularios de contacto, junto con cualquier correspondencia posterior, será tratada como confidencial y utilizada exclusivamente para fines de atención al cliente y comunicación.

b) Suscripción a Newsletter (Comunicaciones Opt-In)

Los usuarios podrán suscribirse voluntariamente para recibir newsletters y comunicaciones ocasionales relativas a:

  • novedades sobre bienestar,

  • noticias del centro,

  • eventos,

  • promociones o servicios que puedan resultar de interés.

Las comunicaciones por newsletter se enviarán únicamente cuando el usuario haya otorgado su consentimiento explícito.

Los usuarios podrán darse de baja en cualquier momento mediante:

  • el enlace de cancelación incluido en cada comunicación enviada, o

  • contactando directamente con nosotros en info@transcendhealth.eu.

Una vez cancelada la suscripción, las comunicaciones comerciales cesarán dentro de un plazo razonable.

La información de contacto recopilada para newsletters nunca será vendida ni compartida con terceros fuera de Transcend Health Optimisation, salvo cuando sea necesario para servicios seguros de distribución de correo electrónico bajo acuerdos conformes al RGPD.

Transcend Health Optimisation mantiene registros del consentimiento cuando sea necesario para demostrar el cumplimiento de la normativa aplicable en materia de protección de datos.